Wenn Sie in der Schweiz ein Unternehmen gründen, lautet eine der ersten Fragen: Kann alles digital unterzeichnet werden oder ist weiterhin eine eigenhändige Unterschrift erforderlich?
Die Regeln rund um elektronische Signaturen und digitale Identifizierung sind nicht immer auf den ersten Blick verständlich. Was ist rechtsgültig? Was akzeptiert das Handelsregister? Wo liegen die Grenzen?
Hier erfahren Sie, was Sie wissen müssen.
Sind elektronische Signaturen in der Schweiz rechtsgültig?
Ja, elektronische Signaturen sind in der Schweiz rechtlich anerkannt. Die relevante Rechtsgrundlage ist das Bundesgesetz über elektronische Signaturen, das qualifizierte elektronische Signaturen regelt.
Eine qualifizierte elektronische Signatur ist rechtlich einer eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt, wenn sie strenge Anforderungen erfüllt. Sie muss:
- auf einem qualifizierten Zertifikat basieren
- von einem anerkannten Zertifizierungsanbieter ausgestellt sein
- mit einem sicheren Signaturgerät erstellt worden sein
Wenn diese Bedingungen erfüllt sind, hat die Signatur die gleiche Rechtswirkung wie eine Unterschrift mit Stift und Papier.
Es ist wichtig, dies von einfacheren Formen elektronischer Signaturen zu unterscheiden. Folgende Formen reichen in der Regel nicht aus, wenn das Gesetz die Schriftform vorschreibt:
- Ein gescanntes Bild einer eigenhändigen Unterschrift
- Das Einfügen Ihres Namens in ein PDF-Dokument
- Das Anklicken von «Ich stimme zu» ohne qualifiziertes Zertifikat
Für die Gründung eines Unternehmens ist diese Unterscheidung von entscheidender Bedeutung.
Was bedeutet dies für die Gründung eines Unternehmens?
Bei der Gründung eines Schweizer Unternehmens gelten für bestimmte Dokumente formelle Anforderungen. Je nach Rechtsform kann dies Folgendes umfassen:
- Eine notariell beglaubigte öffentliche Urkunde
- Anträge beim Handelsregister
- Von Gründungs- oder Verwaltungsratsmitgliedern unterzeichnete Erklärungen
In vielen Fällen bleibt die notarielle Beglaubigung obligatorisch. Notarinnen und Notare müssen bestimmte rechtliche Vorschriften befolgen, die nicht durch eine einfache digitale Signatur ersetzt werden können.
Die Digitalisierung hat jedoch andere Teile des Prozesses erheblich verändert. Anträge beim Handelsregister können elektronisch eingereicht werden. Unterschriftserfordernisse auf bestimmten Dokumenten können mit qualifizierten elektronischen Signaturen erfüllt werden.
Das bedeutet, dass zwar nicht jeder Schritt mit einem einzigen Klick erledigt werden kann, aber ein fast vollständig digitaler Gründungsprozess zunehmend umfassender möglich ist, wenn die rechtlichen und technischen Voraussetzungen eingehalten werden.
Wie funktioniert die digitale Identifizierung?
Eine rechtsgültige elektronische Signatur ist mit einer Identitätsüberprüfung verbunden.
Vor der Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur muss die Identität der unterzeichnenden Person von einem anerkannten Anbieter überprüft werden. Dies geschieht durch einen sicheren digitalen Identifizierungsprozess, der Folgendes umfassen kann:
- Videoidentifizierung
- Überprüfung von Reisepass oder ID/Personalausweis
- Biometrische Verifizierung
Sobald die Identität erfolgreich überprüft wurde, wird ein qualifiziertes Zertifikat ausgestellt. Die Person kann dann Dokumente mit voller Rechtsgültigkeit digital unterzeichnen.
Für internationale Gründer kann dies ein erheblicher Vorteil sein. Statt nur zum Zwecke der Identifizierung und Unterzeichnung in die Schweiz zu reisen zu müssen, kann die digitale Identifizierung den Prozess vereinfachen und beschleunigen.
Ist eine vollständig digitale Gründung möglich?
Ob ein Unternehmen vollständig digital gegründet werden kann, hängt von der Rechtsform und der jeweiligen Situation ab.
In der Praxis
- Bestimmte Unternehmensformen erfordern nach wie vor die physische Beteiligung eines Notars oder einer Notarin
- Viele vorbereitende und nachfolgende Prozesse können online abgewickelt werden
- Einträge im Handelsregister können elektronisch angemeldet werden
- Für den Kunden ist der Prozess vollständig digital
Entscheidend ist, dass alle Elemente korrekt aufeinander abgestimmt sind. Wenn Unterschriften nicht den gesetzlichen Vorgaben entsprechen oder die Identifizierung unvollständig ist, kann das Handelsregister den Antrag ablehnen. Dies führt zu Verzögerungen und zusätzlichen Kosten.
Was Gründer und Berater überprüfen sollten
Um einen reibungslosen Gründungsprozess zu gewährleisten, sollten Sie Folgendes klären:
- Muss das Dokument nach Schweizer Recht in Schriftform vorliegen?
- Wenn ja, ist eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich?
- Wurde die Identität des Unterzeichners auf konforme Weise überprüft?
- Ist der gewählte Signaturanbieter offiziell anerkannt?
Die richtige Beantwortung dieser Fragen gewährleistet Rechtssicherheit und vermeidet unnötige Rückschläge.
Digital, konform und effizient
Elektronische Signaturen sind in der Schweiz rechtsgültig, wenn sie den geltenden rechtlichen Rahmenbedingungen entsprechen. In Kombination mit einer sicheren digitalen Identifizierung ermöglichen sie einen effizienteren und moderneren Gründungsprozess.
Hoop unterstützt Gründerinnen und Gründer, Investoren sowie Treuhandbüros mit einer vollständig digitalen Lösung für Unternehmensgründungen und Handelsregisteränderungen. Unsere Plattform stellt sicher, dass Identifizierung, Dokumentation und Signaturen den gesetzlichen Anforderungen der Schweiz entsprechen und der Prozess übersichtlich und strukturiert bleibt.
Wenn Sie planen, in der Schweiz ein Unternehmen zu gründen und Klarheit darüber wünschen, was digital unterzeichnet werden kann und wie dies korrekt zu tun ist, steht Ihnen unser Team gerne zur Verfügung. Mit Hoop gelangen Sie schnell, vertrauenswürdig und mit Rechtssicherheit von der Idee zum eingetragenen Unternehmen!
Dieser Blog-Artikel stellt keine Rechtsberatung dar, er wird «wie besehen» zur Verfügung gestellt und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Richtigkeit. Hinsichtlich seines Inhalts bestehen keine Gewährleistung und Haftung seitens Hoop; sie wird – soweit gesetzlich zulässig – ausgeschlossen. Die Nutzung erfolgt auf eigene Gefahr, bei Bedarf sollte ein Rechtsbeistand hinzugezogen werden.