Dokumente online zu unterschreiben kann Firmengründungen und Handelsregisteränderungen deutlich vereinfachen. Dieser Beitrag zeigt, wie das in der Praxis abläuft: wer wann unterschreibt, wie Identifikation und Signatur zusammenspielen und wie Treuhandunternehmen, Kanzleien, Notariate und Unternehmensberatungen den Ablauf effizient organisieren.
Ob eine elektronische Signatur rechtlich gültig ist und welche Form ein Dokument verlangt, erklären wir ausführlich im Beitrag Ist die elektronische Signatur in der Schweiz gültig?.
Das Wichtigste in Kürze
Ist für ein Dokument die Schriftform vorgeschrieben, braucht es eine eigenhändige Unterschrift oder eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) mit qualifiziertem Zeitstempel. Verlangt das Gesetz eine öffentliche Beurkundung, ersetzt die Signatur diese nicht. Für Dokumente ohne Formvorschrift kann eine einfachere elektronische Signatur genügen.
Wo bei Gründung und Handelsregisteränderung unterschrieben wird
Bei Firmengründungen und Änderungen im Handelsregister werden verschiedene Dokumente erstellt, geprüft und unterzeichnet, etwa Statuten, Beschlüsse, Erklärungen und die Handelsregisteranmeldung. Welche Signatur verwendet werden kann, hängt vom jeweiligen Dokument und Prozess ab.
Gerade hier liegt für Treuhandunternehmen, Kanzleien, Notariate und Unternehmensberatungen der praktische Vorteil eines strukturierten digitalen Workflows: Statt Dokumente per E-Mail zu versenden, Unterschriften einzeln einzuholen und verschiedene Versionen zu koordinieren, laufen alle Schritte an einem Ort zusammen.
So läuft das Online-Unterschreiben mit Hoop ab
- Angaben erfassen: Gesellschaft, beteiligte Personen und gewünschte Änderung werden einmal erfasst.
- Dokumente erstellen: Hoop erstellt die nötigen Unterlagen auf Basis dieser Angaben.
- Personen identifizieren: Die Unterzeichnenden identifizieren sich digital.
- Elektronisch unterschreiben: Alle Beteiligten unterschreiben mit DeepSign ortsunabhängig, wo erforderlich mit qualifizierter elektronischer Signatur.
- Weiterverarbeiten: Die unterzeichneten Unterlagen gehen digital weiter, wo nötig zur Beurkundung an das Partnernotariat und anschliessend an das zuständige Handelsregisteramt.
Worauf Fachpersonen achten sollten
- Vorab klären, welche Form jedes Dokument verlangt: «digital» heisst nicht automatisch «formgültig».
- Früh festlegen, wer unterschreiben muss, und alle Beteiligten rechtzeitig informieren, besonders wenn sie im Ausland sind.
- Nur die finale Version unterschreiben lassen und keine Versionen parallel per E-Mail verschicken.
- Eine nötige öffentliche Beurkundung von Anfang an einplanen; mit Hoop erfolgt sie über das Partnernotariat ohne persönliche Präsenz.
So entstehen weniger Medienbrüche und weniger Koordinationsaufwand. Mandantinnen und Mandanten erledigen ihre Schritte ortsunabhängig, und Fachpersonen gewinnen Zeit für die eigentliche Beratung.
So geht es mit Hoop weiter
Gründungen und Änderungen im Handelsregister wickeln Sie mit Hoop digital ab – von der Identifikation über die elektronische Signatur bis zur Einreichung.
Firmengründung online mit Hoop · Firmenänderungen online mit Hoop
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