Die digitale Zusammenarbeit mit Mandanten wird für Treuhänder, Anwälte, interne Rechtsabteilungen und andere Fachpersonen, die Unternehmen in der Schweiz begleiten, immer wichtiger.
Mandanten erwarten zunehmend, dass Prozesse klar, zugänglich und einfach nachvollziehbar sind. Das gilt besonders bei Firmengründungen, Änderungen im Handelsregister oder wenn mehrere Beteiligte aus verschiedenen Ländern zusammenarbeiten.
Eine wirksame digitale Zusammenarbeit bedeutet jedoch mehr, als Dokumente per E-Mail auszutauschen. Sie braucht einen strukturierten Prozess, der für alle Beteiligten Klarheit über Zuständigkeiten, Unterlagen, Fristen und nächste Schritte schafft.
Einen zentralen Ort für die Zusammenarbeit schaffen
E-Mails eignen sich für die Kommunikation, sind aber kein ideales System für die Projektverwaltung. Dokumente verteilen sich auf verschiedene Postfächer, mehrere Versionen sind gleichzeitig im Umlauf und wichtige Anfragen können leicht übersehen werden.
Eine zentrale digitale Plattform bietet Beratern und Mandanten einen gemeinsamen Ort für die Abwicklung des gesamten Prozesses. Informationen können strukturiert erfasst, Dokumente zentral abgelegt und offene Aufgaben jederzeit eingesehen werden.
Das ist besonders wertvoll für internationale Unternehmer und Investoren, die mit den administrativen Abläufen in der Schweiz noch nicht vertraut sind. Statt verschiedene Behörden, Formulare und Anforderungen selbst koordinieren zu müssen, können sie einem geführten Prozess mit klaren Anweisungen folgen.
Informationen mit strukturierten Workflows erfassen
Eine erfolgreiche digitale Zusammenarbeit beginnt mit einer strukturierten Datenerfassung.
Statt Informationen über lange E-Mail-Verläufe einzuholen, können digitale Fragebögen verwendet werden, die auf die jeweilige Dienstleistung abgestimmt sind. Bei einer Firmengründung gehören dazu beispielsweise der Firmenname, der Sitz, der Zweck, die Kapitalstruktur, die Gesellschafter oder Aktionäre sowie die zeichnungsberechtigten Personen.
Bei einer Handelsregisteränderung hängen die benötigten Angaben davon ab, ob ein neues Mitglied der Geschäftsleitung oder des Verwaltungsrats eingetragen, die Adresse geändert, der Zweck angepasst oder eine Zeichnungsberechtigung aktualisiert werden soll.
Strukturierte Workflows reduzieren unvollständige Angaben und unnötige Rückfragen. Gleichzeitig ermöglichen sie Treuhändern, Anwälten und internen Rechtsabteilungen, mehrere Mandate nach einem einheitlichen und verlässlichen Prozess zu bearbeiten.
Den Fortschritt sichtbar machen
Mandanten möchten vor allem drei Dinge wissen: Was wurde bereits erledigt? Was müssen sie als Nächstes tun? Und wann kann der Prozess weitergeführt werden?
Ein digitaler Workflow sollte deshalb jederzeit einen klaren Status anzeigen. Mandanten sollten erkennen können, ob Angaben fehlen, Dokumente vorbereitet werden, Unterschriften erforderlich sind oder eine Anmeldung bereits eingereicht wurde.
Diese Transparenz ist besonders hilfreich, wenn mehrere Personen beteiligt sind. Gründer, Verwaltungsräte, Investoren, Berater und interne Teams können ihre Aufgaben koordinieren, ohne wiederholt nach dem aktuellen Stand fragen zu müssen.
Eine klare Fortschrittsanzeige stärkt zudem das Vertrauen. Auch wenn ein behördlicher Prozess Zeit benötigt, sehen die Beteiligten, dass ihr Anliegen aktiv bearbeitet wird.
Zuständigkeiten und Zugriffsrechte definieren
Nicht jede beteiligte Person benötigt Zugriff auf alle Dokumente oder Funktionen.
Ein gut aufgebauter digitaler Prozess sollte klar festlegen, wer Informationen bereitstellt, Dokumente prüft, Entscheidungen genehmigt oder Unterschriften leistet. Rollenbasierte Zugriffsrechte sind besonders bei Unternehmensgruppen, Investitionsstrukturen und professionellen Intermediären wichtig, die mehrere Gesellschaften betreuen.
Klare Zuständigkeiten verhindern doppelte Arbeit und reduzieren Verzögerungen, weil die richtige Person frühzeitig in den Prozess einbezogen wird.
Die digitale Zusammenarbeit sollte zudem durch geeignete Massnahmen für Datenschutz, Authentifizierung und Sicherheit unterstützt werden. Schweizer Unternehmen, die Personendaten bearbeiten, müssen die Anforderungen des Datenschutzgesetzes berücksichtigen. Der Zugriff auf sensible Unternehmensinformationen sollte auf jene Personen beschränkt sein, die ihn tatsächlich benötigen.
Einen Prozess schaffen, der nach der Gründung weitergeht
Die Zusammenarbeit mit Mandanten endet nicht mit der Firmengründung.
Im Verlauf des Unternehmenslebens können Änderungen bei Verwaltungsräten, Geschäftsführern, Adressen, Zeichnungsberechtigungen, Geschäftszwecken oder Kapitalstrukturen notwendig werden. Unternehmen benötigen möglicherweise auch Unterstützung bei einer Liquidation, einem Betreibungsregisterauszug, der Führung des Aktienbuchs oder der Erfüllung von Transparenzpflichten.
Das Handelsregister trägt zur Transparenz und Rechtssicherheit im Geschäftsverkehr bei. Eintragungen, Änderungen und Löschungen werden über das zuständige kantonale Handelsregisteramt abgewickelt.
Ein einheitlicher digitaler Prozess über verschiedene Dienstleistungen hinweg schafft Kontinuität. Der Berater kennt das Unternehmen bereits, bestehende Informationen können bei Bedarf wiederverwendet werden und Mandanten wissen, an wen sie sich bei ihrem nächsten gesellschaftsrechtlichen Anliegen wenden können.
Digitale Zusammenarbeit für professionelle Intermediäre
Für Treuhandunternehmen und Anwaltskanzleien erleichtern digitale Workflows die Bearbeitung einer wachsenden Zahl von Mandaten, ohne die Servicequalität zu beeinträchtigen.
Standardisierte Prozesse reduzieren wiederkehrende administrative Aufgaben. Gleichzeitig bleiben Fachpersonen für jene Fragen und Entscheidungen verfügbar, bei denen ihre Expertise tatsächlich erforderlich ist. Auch interne Rechtsabteilungen können digitale Prozesse nutzen, um Änderungen über verschiedene Tochtergesellschaften, Abteilungen und externe Berater hinweg zu koordinieren.
Das Ergebnis ist ein besser skalierbarer Service für Fachpersonen und ein klareres, einfacheres Erlebnis für Mandanten.
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