Nel mondo aziendale, la gestione di documenti ufficiali e autorizzazioni può spesso creare confusione, soprattutto quando si tratta di distinguere tra firme collettive e individuali, così come tra procure collettive e individuali. Questo articolo chiarisce questi concetti per aiutarti a garantire che la tua azienda funzioni in modo efficiente e conforme alle leggi.
Cos’è una firma collettiva?
La firma collettiva, nota anche come firma congiunta, viene solitamente concessa ai dirigenti superiori come i membri del consiglio di amministrazione o i direttori generali. Essa consente a queste persone di rappresentare l’azienda, ma solo in combinazione con un’altra persona autorizzata a firmare. Questo requisito aggiunge un ulteriore livello di controllo e responsabilità, impedendo che una singola persona possa prendere decisioni unilaterali per conto dell’azienda. In Svizzera, le firme collettive devono essere registrate nel registro di commercio, dove solo le persone autorizzate vengono elencate, seguendo rigorose linee guida per garantire trasparenza e responsabilità.
Cos’è una firma individuale?
Una firma individuale conferisce a una singola persona autorizzata il potere di rappresentare l’azienda in modo indipendente. Ciò consente decisioni più rapide, ma richiede anche un alto livello di fiducia nel giudizio della persona. Questa autorizzazione è generalmente riservata ai proprietari, azionisti o dirigenti superiori, conferendo loro ampi poteri per gestire sia le operazioni ordinarie che le transazioni straordinarie. Le firme individuali sono spesso utilizzate quando sono necessarie decisioni rapide.
Comprendere la procura collettiva
La procura, una forma specifica di potere nel mondo aziendale, può essere anche collettiva. La procura collettiva consente a due o più rappresentanti autorizzati di agire insieme per conto dell’azienda. Ciò è comune nelle grandi imprese per garantire una supervisione adeguata delle transazioni commerciali importanti. Tuttavia, la procura collettiva ha un ambito d’azione leggermente più limitato rispetto alla firma collettiva. Sebbene copra la maggior parte delle attività aziendali, i procuratori devono ottenere un’autorizzazione espressa per vendere o gravare beni immobili. Secondo l’articolo 458 del Codice delle Obbligazioni Svizzero, la procura deve essere iscritta nel registro di commercio, ma le azioni del procuratore sono vincolanti anche prima dell’iscrizione ufficiale. Questa distinzione riflette un potere leggermente ridotto rispetto ai dirigenti con firma collettiva.
Cos’è una procura individuale?
Con una procura individuale, una persona può agire in modo indipendente per conto dell’azienda, ma entro i limiti degli obiettivi aziendali. Come nel caso della procura collettiva, la vendita o l’onere di beni immobili richiedono un’autorizzazione speciale. Secondo l’articolo 462 del Codice delle Obbligazioni Svizzero, i rappresentanti senza procura completa possono gestire le transazioni commerciali ordinarie, ma devono ottenere un’autorizzazione esplicita per impegnarsi in obbligazioni come prestiti o procedimenti legali. La procura individuale è solitamente concessa a dipendenti o terzi che non fanno parte della dirigenza superiore dell’azienda. I procuratori che firmano con procura individuale utilizzano spesso la dicitura “ppa.” o “per procura” per indicare il loro ruolo di rappresentanza.
Riepilogo delle principali differenze:
| Aspetto | Firma collettiva | Firma individuale | Procura collettiva | Procura individuale |
| Poteri di rappresentanza | Poteri di rappresentare l’azienda, ma solo con un’altra persona autorizzata a firmare. | Consente la rappresentanza completa dell’azienda in modo indipendente, comprese transazioni straordinarie. | Richiede che due procuratori agiscano insieme, con un’autorità più limitata rispetto a una firma collettiva. | Consente a una persona di agire in modo indipendente, ma con alcune restrizioni (es. le transazioni immobiliari richiedono un’autorizzazione speciale). |
| Attribuzione dell’autorità | Generalmente attribuita ai dirigenti superiori (membri del consiglio di amministrazione, direttori). | Generalmente attribuita ai dirigenti superiori. | Può essere attribuita a dipendenti al di fuori della dirigenza superiore, come il personale operativo. | Spesso attribuita a dipendenti non esecutivi o a terzi. |
| Iscrizione nel registro delle imprese | Deve essere iscritta nel registro delle imprese. | Deve essere iscritta nel registro delle imprese. | Deve essere iscritta nel registro delle imprese. | Deve essere iscritta nel registro delle imprese. |
Conclusione
Comprendere queste differenze è essenziale per le aziende che desiderano mantenere efficienza operativa rispettando i requisiti legali. Che la tua azienda opti per firme collettive o individuali, o per procure collettive o individuali, è importante garantire che la struttura scelta risponda alle esigenze dell’azienda e agli obblighi legali. Noi di Hoop ci specializziamo nel semplificare questi processi, dalla costituzione digitale delle imprese all’aggiornamento dei dati aziendali, in collaborazione con notai e fiduciari.
Fonti:
1. Weka Registro di commercio: Prassi giuridica e diritti di firma
2. Codice delle Obbligazioni Svizzero – Articolo 462
3. Codice delle Obbligazioni Svizzero – Articolo 458
4. Codice delle Obbligazioni Svizzero – Articolo 459
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