Topakustik AG utilise Hoop pour gérer les modifications d’entreprise et les nouvelles créations au sein de son groupe, ce qui lui permet d’économiser environ deux heures par dossier tout en remplaçant la coordination sur papier par un processus numérique simple.
« Hoop est l’outil numérique le plus performant et le plus intuitif pour gérer les créations et les modifications d’entreprises. » – Theodor Jaggi, copropriétaire et président du Conseil d’administration de Topakustik AG
Topakustik AG utilise Hoop depuis le début de l’année 2025 pour gérer les modifications d’entreprise et les nouvelles créations au sein de son groupe. Pour Theodor Jaggi, copropriétaire et président du Conseil d’administration, les principaux avantages sont évidents : nettement moins de travail administratif, une utilisation intuitive et un processus qui ne dépend plus de l’envoi de documents papier dans un sens puis dans l’autre.
Dans cet entretien, il explique pourquoi Topakustik a choisi Hoop, avec quelle rapidité l’entreprise a pu commencer à utiliser la plateforme et où le processus numérique apporte la plus grande valeur ajoutée.
Pourquoi le processus traditionnel prenait-il autant de temps ?
Theodor Jaggi : Le processus était fastidieux, manuel et fondé sur le papier. La partie la plus contraignante consistait à obtenir les signatures certifiées et à s’assurer que les documents signés nous revenaient à temps. Pour chaque modification d’entreprise ou changement de droit de signature, nous devions auparavant prévoir environ une demi-journée de travail. Réunir tous les documents et coordonner les certifications représentait une charge administrative considérable.
Pourquoi Topakustik a-t-elle choisi Hoop ?
Theodor Jaggi : J’ai découvert Hoop grâce à un article publié sur le site Internet d’Abacus. Nous avions déjà utilisé d’autres solutions numériques et savions donc exactement ce qui comptait pour nous : la plateforme devait être simple, structurée de manière logique et intuitive. Notre principale exigence était de disposer d’une solution qui réduise ma charge de travail au lieu d’en créer une supplémentaire. Hoop a répondu à cette exigence dès le départ.
Comment la mise en œuvre s’est-elle déroulée ?
Theodor Jaggi : Elle s’est déroulée sans difficulté. Nous n’avons eu besoin d’aucune formation et avons pu utiliser la plateforme de manière productive immédiatement. Nous n’avons rencontré aucun obstacle important au démarrage : le processus était intuitif et rapidement compréhensible.
Où Hoop apporte-t-elle aujourd’hui la plus grande valeur ajoutée ?
Theodor Jaggi : Le principal avantage concerne la gestion des modifications d’entreprise. Grâce à l’intégration de DeepID et DeepSign, l’identification et la signature peuvent être effectuées numériquement. Nous n’avons plus besoin de coordonner manuellement les signatures certifiées ni de distribuer des documents physiques.
« Nous économisons désormais environ deux heures pour chaque modification d’entreprise ou changement de droit de signature. »
Les contrôles numériques contribuent également à garantir que les informations sont correctes et complètes. L’ensemble du processus est ainsi plus rapide, mieux documenté et moins sujet aux erreurs.
Comment les clients et les partenaires ont-ils réagi ?
Theodor Jaggi : Ils bénéficient eux aussi d’un processus plus rapide. Les modifications à venir et les créations d’entreprises peuvent être réalisées plus efficacement. Certaines personnes sont d’abord sceptiques parce que le processus est entièrement numérique, mais cette réserve disparaît généralement très vite dès qu’elles constatent à quel point la démarche est simple. Dans l’ensemble, les réactions sont très positives.
Reviendriez-vous à l’ancien processus ?
Theodor Jaggi : Non. Le processus sur papier demandait beaucoup plus de travail et était moins efficace. Hoop nous permet de gérer les modifications d’entreprise et les créations de manière simple, rapide et bien documentée. La plateforme réduit le travail administratif tout en améliorant la qualité des processus : c’est exactement la valeur ajoutée que nous recherchions.
À propos de Topakustik AG
Topakustik AG développe des solutions acoustiques et produit à Lungern, en Suisse, des revêtements muraux et de plafond de haute qualité. Ses produits associent une acoustique exceptionnelle à un design distinctif et sont livrés pour des projets dans le monde entier.
À propos de Theodor Jaggi
En sa qualité de copropriétaire et de président du Conseil d’administration de Topakustik AG, Theodor Jaggi est responsable d’importants processus relevant du droit des sociétés au sein du groupe. Pour les modifications d’entreprise et les nouvelles créations, il mise sur des solutions numériques et conviviales qui simplifient les processus et font gagner du temps.
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