La collaboration numérique avec les clients devient essentielle pour les fiduciaires, les avocats, les équipes juridiques internes et les autres professionnels qui accompagnent les entreprises en Suisse.
Les clients attendent désormais des processus clairs, accessibles et faciles à suivre. Cela est particulièrement important lors de la création d’une entreprise, d’une modification au Registre du commerce ou lorsque plusieurs parties prenantes collaborent depuis différents pays.
Une collaboration numérique efficace ne se limite toutefois pas à l’échange de documents par e-mail. Elle repose sur un processus structuré qui donne à chaque personne une vision claire des responsabilités, des documents requis, des délais et des prochaines étapes.
Créer un espace central pour la collaboration
L’e-mail est utile pour communiquer, mais il n’est pas idéal pour gérer un processus dans son ensemble. Les documents se dispersent dans différentes boîtes de réception, plusieurs versions circulent en parallèle et certaines demandes importantes peuvent facilement être oubliées.
Une plateforme numérique centralisée offre aux conseillers et à leurs clients un espace unique pour gérer toutes les étapes. Les informations peuvent être recueillies de manière structurée, les documents conservés au même endroit et les tâches encore ouvertes consultées à tout moment.
Cette approche est particulièrement utile pour les entrepreneurs et investisseurs internationaux qui ne connaissent pas encore les procédures administratives suisses. Au lieu de devoir coordonner eux-mêmes les autorités, les formulaires et les différentes exigences, ils peuvent suivre un processus guidé avec des instructions claires.
Recueillir les informations à l’aide de workflows structurés
Une collaboration numérique réussie commence par une collecte structurée des données.
Au lieu de demander des informations au fil de longues chaînes d’e-mails, il est possible d’utiliser des questionnaires numériques adaptés au service concerné. Pour la création d’une entreprise, ceux-ci peuvent notamment couvrir la raison sociale, le siège, le but, la structure du capital, les associés ou actionnaires ainsi que les personnes disposant d’un droit de signature.
Pour une modification au Registre du commerce, les informations requises dépendent du type de changement. Il peut s’agir de nommer un nouveau membre de la direction ou du conseil d’administration, de modifier une adresse, d’adapter le but de l’entreprise ou de mettre à jour les droits de signature.
Des workflows structurés réduisent les informations incomplètes et les demandes de clarification. Ils permettent également aux fiduciaires, aux avocats et aux équipes juridiques internes de gérer plusieurs mandats selon un processus cohérent et fiable.
Rendre l’avancement visible
Les clients souhaitent avant tout savoir trois choses : ce qui a déjà été réalisé, ce qu’ils doivent encore faire et à quel moment le processus pourra avancer.
Un workflow numérique doit donc afficher un statut clair. Les clients devraient pouvoir voir si des informations sont encore manquantes, si des documents sont en cours de préparation, si des signatures sont requises ou si une demande a déjà été déposée.
Cette transparence est particulièrement utile lorsque plusieurs personnes sont impliquées. Fondateurs, membres du conseil d’administration, investisseurs, conseillers et équipes internes peuvent coordonner leurs tâches sans devoir demander constamment où en est le dossier.
Une vue claire sur l’avancement renforce également la confiance. Même lorsqu’une procédure officielle prend du temps, les parties concernées savent que leur dossier est traité activement.
Définir les responsabilités et les droits d’accès
Toutes les personnes impliquées n’ont pas besoin d’accéder aux mêmes documents ou aux mêmes fonctionnalités.
Un processus numérique bien structuré doit définir clairement qui fournit les informations, qui vérifie les documents, qui approuve les décisions et qui signe. Les droits d’accès basés sur les rôles sont particulièrement importants pour les groupes de sociétés, les structures d’investissement et les intermédiaires professionnels qui gèrent plusieurs entreprises.
Des responsabilités claires évitent les doublons et réduisent les retards, car la bonne personne est impliquée au bon moment.
La collaboration numérique doit également reposer sur des mesures appropriées en matière de protection des données, d’authentification et de sécurité. Les entreprises suisses qui traitent des données personnelles doivent tenir compte des exigences de la législation sur la protection des données. L’accès aux informations sensibles de l’entreprise doit être limité aux personnes qui en ont réellement besoin.
Mettre en place un processus qui se poursuit après la création
La collaboration avec les clients ne s’arrête pas une fois l’entreprise créée.
Au cours de la vie d’une société, des modifications peuvent être nécessaires au niveau du conseil d’administration, de la direction, des adresses, des droits de signature, du but ou de la structure du capital. Les entreprises peuvent également avoir besoin d’un accompagnement pour une liquidation, une demande d’extrait du registre des poursuites, la tenue du registre des actions ou le respect des obligations de transparence.
Le Registre du commerce contribue à la transparence et à la sécurité juridique des relations commerciales. Les inscriptions, modifications et radiations sont gérées par l’office cantonal compétent.
Un processus numérique cohérent pour différents services crée de la continuité. Le conseiller connaît déjà l’entreprise, les informations existantes peuvent être réutilisées lorsque cela est pertinent et les clients savent vers qui se tourner pour leur prochaine démarche sociétaire.
Collaboration numérique pour les intermédiaires professionnels
Pour les fiduciaires et les études d’avocats, les workflows numériques facilitent la gestion d’un nombre croissant de mandats sans compromettre la qualité du service.
Les processus standardisés réduisent les tâches administratives répétitives. Les professionnels restent ainsi disponibles pour les questions et les décisions qui nécessitent réellement leur expertise. Les équipes juridiques internes peuvent également utiliser des processus numériques pour coordonner les modifications entre filiales, départements et conseillers externes.
Le résultat est un service plus facile à faire évoluer pour les professionnels et une expérience plus claire pour les clients.
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