À l’avenir, Acribia AG s’appuiera de plus en plus sur Hoop pour les mutations du registre du commerce de ses clients. Les résultats d’un test interne, au cours duquel deux nouveaux signataires autorisés ont personnellement exécuté la mutation, ont été convaincants. Avec Hoop, il n’est pas nécessaire d’envoyer des documents par la poste, ce qui permet de gagner du temps et d’avoir toujours une vue d’ensemble de tous les documents et des signatures. Raffaello Rickenmann, avocat, et Andreas Kissling, consultant Abacus chez Acribia, partagent leurs expériences avec la plateforme Hoop pour les constitutions et les mutations.
Hoop comme interface avec les bureaux cantonaux du registre du commerce
Comment est née l’idée d’utiliser Hoop chez Acribia ?
Andreas Kissling : En tant que consultant Abacus, j’ai eu l’opportunité de participer à la première présentation de Hoop à Wittenbach. Le thème des constitutions et des modifications d’entreprise fait partie de notre gamme de services, c’est pourquoi nous nous sommes intéressés à Hoop dès le début. Cette présentation a été suivie par une autre dans nos locaux et à ce moment-là, c’était clair : nous voulions utiliser Hoop et commencer avec un test interne – une sorte d’expérimentation. Tout d’abord, Raffaello Rickenmann et moi avons utilisé Hoop pour nous inscrire au registre du commerce en tant que nouveaux signataires autorisés.
Quel a été le facteur décisif en faveur de Hoop ?
Raffaello Rickenmann : Le bureau du Registre du commerce du canton de Zurich permet la soumission de documents électroniques et gère à cet effet un portail dédié. Au début, nous avons envisagé de travailler avec ce portail. Puis Hoop est arrivé sur le marché. Nous nous sommes immédiatement rendu compte qu’il n’était pas judicieux de gérer nous-mêmes l’intégration avec les bureaux cantonaux du registre du commerce, si Hoop pouvait le faire pour nous – et pas seulement pour Zurich, mais pour tous les cantons qui acceptent les reçus électroniques. Hoop peut être utilisé dans toute la Suisse, il n’est donc pas nécessaire de s’interfacer avec les divers bureaux du Registre du commerce de chaque canton.
Installation facile de Hoop via DeepBox
Comment s’est déroulée la première mutation avec Hoop ?
Raffaello Rickenmann : Acribia utilisait déjà DeepBox et un lien direct vers Hoop y a été inséré. Je ne suis pas un spécialiste en informatique, mais je trouve Hoop très facile à utiliser. La création de la signature électronique DeepSign a pris un peu plus de temps, car il a été nécessaire de s’inscrire sur DeepID, mais une fois le processus terminé, tout a parfaitement fonctionné. L’inscription sur DeepID sert d’identité numérique. Pour les modifications ou les constitutions, une identité DeepID, une signature électronique qualifiée via DeepSign et le portail Hoop, qui fournit une vue d’ensemble de toutes les opérations, sont nécessaires. Dans DeepBox, l’état d’un processus est toujours visible, tout comme il est possible de voir qui a déjà signé et qui ne l’a pas encore fait, quels documents sont prêts et si le reçu du bureau du Registre du commerce est déjà arrivé.
Comment fonctionnent les modifications sans Hoop ?
Andreas Kissling : C’est beaucoup plus compliqué et implique un échange continu de documents papier par la poste. Souvent, les informations sont incomplètes ou incorrectes, ce qui nécessite des investigations supplémentaires. Une fois complétés, les documents sont envoyés par la poste au client pour signature. Parfois, les documents n’arrivent pas tous en même temps à notre bureau. Cependant, au bureau du Registre du commerce, le dossier ne peut être traité que lorsque la documentation est complète.
Quels sont les avantages de Hoop ?
Raffaello Rickenmann : Hoop simplifie et accélère énormément la procédure pour les modifications et aussi pour les constitutions d’entreprise. Cela est particulièrement vrai si les parties ne sont pas physiquement présentes, par exemple si elles se trouvent à l’étranger. L’authentification des signatures se fait également automatiquement dans le cas de modifications simples, de sorte que les clients n’ont pas besoin de se rendre physiquement chez le notaire. Grâce aux vérifications automatiques en arrière-plan, le taux d’erreur est également réduit.
| Sans Hoop | Avec Hoop |
| 8 jours ouvrables sont nécessaires en moyenne pour l’envoi des documents par la poste. | 10 minutes sont tout ce qu’il faut pour signer avec Hoop, DeepID et DeepSign. |
Énorme gain de temps grâce à Hoop, DeepID et DeepSign
Pouvez-vous quantifier le temps économisé ?
Andreas Kissling : Principalement, le temps nécessaire pour l’envoi postal est économisé. En général, cela prend jusqu’à une semaine et demie, ce qui est éliminé avec Hoop. Le travail du consultant client se fait électroniquement dès que les signatures arrivent. Ensuite, c’est au tour du bureau du Registre du commerce, qui a besoin d’un certain nombre de jours pour enregistrer la mutation. Et si nos clients sont déjà familiers avec DeepID et DeepSign, la signature se fait en quelques clics.
Que pourrait-on améliorer chez Hoop ?
Raffaello Rickenmann : Fondamentalement, nous sommes satisfaits de Hoop. Une personnalisation accrue serait souhaitable, par exemple pour les procès-verbaux. Hoop suppose toujours une réunion physique. Les délibérations du conseil d’administration sont souvent approuvées par téléphone, par e-mail, virtuellement ou par circulaire. Le procès-verbal devrait donc indiquer les modalités d’approbation de la délibération.
Que recommandez-vous à vos clients qui souhaitent apporter des modifications par voie électronique ?
Une chose est claire, la voie électronique est l’avenir. Il est préférable d’essayer et de se rendre compte par soi-même à quel point le processus est simple et rapide avec Hoop. Au début, il faut un peu de pratique, mais on remarque immédiatement un gain d’efficacité considérable. Pour les utilisateurs expérimentés, c’est une question de minutes, et ceux qui ont essayé deux ou trois fois sont déjà bien avancés.
À propos d’Acribia AG
La société d’audit et fiduciaire Acribia AG, basée à Zurich, sert principalement les PME avec une large gamme de services, allant du conseil en gestion, fiduciaire et contrôle à l’audit, au conseil Abacus pour la numérisation, ainsi qu’au conseil fiscal et juridique. L’entreprise emploie plus de 40 collaborateurs et est un partenaire innovant d’Abacus pour les services fiduciaires.
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