Firmare documenti online può rendere più semplici le costituzioni societarie e le modifiche al Registro di commercio. Ma una firma elettronica è valida in Svizzera? Vediamo quali differenze è importante conoscere e come fiduciarie, studi legali e notarili e società di consulenza possono integrare la firma elettronica nei propri processi.
Una firma elettronica è valida in Svizzera?
Sì, una firma elettronica può essere valida in Svizzera. Il suo effetto giuridico dipende però dal tipo di firma utilizzata e dai requisiti di forma previsti per il documento specifico.
La Legge federale sulla firma elettronica (FiEle) distingue diverse forme di firma elettronica. Particolarmente rilevante è la firma elettronica qualificata (FEQ): se associata a una marca temporale elettronica qualificata, viene equiparata alla firma autografa secondo il Codice delle obbligazioni svizzero.
Questo non significa che qualsiasi firma inserita digitalmente in un documento abbia automaticamente lo stesso valore. È sempre necessario considerare i requisiti previsti per il singolo caso.
Quando è valida una firma elettronica e quale scegliere?
Non tutti i documenti richiedono la stessa forma. Se la legge non prevede requisiti specifici, in determinate circostanze può essere sufficiente anche una forma più semplice di firma elettronica.
Quando invece la legge richiede la forma scritta, è generalmente necessaria una firma autografa. Una firma elettronica qualificata (FEQ), se associata a una marca temporale elettronica qualificata, è equiparata alla firma autografa.
Alcuni atti richiedono inoltre formalità ulteriori, come l’atto pubblico. La firma elettronica non sostituisce automaticamente questi requisiti.
Per i professionisti è quindi importante verificare quale forma sia necessaria prima di scegliere come far firmare digitalmente un documento.
La firma elettronica è valida per le pratiche al Registro di commercio?
Costituzioni societarie e modifiche al Registro di commercio comportano documenti diversi, che possono essere soggetti a requisiti differenti. La modalità di firma utilizzabile dipende quindi dal documento e dalla procedura.
Per fiduciarie, studi legali e notarili e società di consulenza, il vantaggio operativo emerge soprattutto quando la firma viene integrata nel resto del processo.
Invece di inviare documenti via e-mail, raccogliere separatamente le firme e coordinare versioni diverse, i passaggi centrali possono essere gestiti all’interno di un workflow strutturato.
Hoop integra la firma elettronica tramite DeepSign nei processi societari supportati. Dove necessario, è possibile utilizzare una firma elettronica qualificata.
Quando conviene integrare la firma elettronica con Hoop?
La firma elettronica offre il massimo beneficio quando non viene trattata come un passaggio isolato.
Con Hoop, le fasi centrali di una costituzione societaria o di una modifica al Registro di commercio possono essere collegate in un unico processo digitale: raccolta dei dati, preparazione dei documenti, identificazione delle persone coinvolte, firma elettronica e gestione digitale della documentazione.
Si riducono così i passaggi tra strumenti diversi e il lavoro di coordinamento manuale. I clienti possono inoltre completare a distanza le attività necessarie.
Per il professionista significa meno tempo dedicato all’amministrazione e più tempo disponibile per la consulenza.
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