Firmare documenti online può semplificare notevolmente le costituzioni societarie e le modifiche nel registro di commercio. Questo articolo mostra come funziona nella pratica: chi firma che cosa e quando, come identificazione e firma si combinano e come fiduciarie, studi legali, notai e consulenti aziendali organizzano il processo in modo efficiente.
Se una firma elettronica sia giuridicamente valida e quale forma richieda un documento lo spieghiamo nell’articolo La firma elettronica è legalmente valida in Svizzera?.
In sintesi
Se per un documento è prescritta la forma scritta, serve una firma autografa oppure una firma elettronica qualificata (FEQ) con una marca temporale elettronica qualificata. Se la legge richiede un atto pubblico, la firma non lo sostituisce. Per i documenti senza requisiti di forma può bastare una firma elettronica più semplice.
Dove si firma nelle costituzioni e nelle modifiche del registro di commercio
Nelle costituzioni societarie e nelle modifiche del registro di commercio vengono redatti, verificati e firmati diversi documenti, ad esempio statuto, decisioni, dichiarazioni e notificazione al registro di commercio. Quale firma si possa utilizzare dipende dal documento e dal processo.
Proprio qui sta il vantaggio pratico di un flusso di lavoro digitale strutturato per fiduciarie, studi legali, notai e consulenti aziendali: invece di inviare documenti per e-mail, raccogliere le firme una per una e coordinare diverse versioni, tutti i passaggi confluiscono in un unico luogo.
Come funziona la firma online con Hoop
- Inserire i dati: società, persone coinvolte e modifica desiderata vengono inseriti una sola volta.
- Preparare i documenti: Hoop prepara i documenti necessari sulla base di questi dati.
- Identificare le persone: i firmatari si identificano in modo digitale.
- Firmare elettronicamente: tutte le persone coinvolte firmano con DeepSign ovunque si trovino, se necessario con firma elettronica qualificata.
- Proseguire la procedura: i documenti firmati vengono trasmessi in digitale, se necessario al notariato partner per l’atto pubblico e poi all’ufficio del registro di commercio competente.
A che cosa devono prestare attenzione i professionisti
- Chiarire in anticipo quale forma richiede ogni documento: «digitale» non significa automaticamente «valido nella forma».
- Stabilire presto chi deve firmare e informare per tempo tutte le persone coinvolte, soprattutto se si trovano all’estero.
- Far firmare solo la versione finale e non inviare versioni parallele per e-mail.
- Pianificare fin dall’inizio un eventuale atto pubblico; con Hoop avviene tramite il notariato partner senza presenza fisica.
Ne risultano meno discontinuità e meno lavoro di coordinamento. I clienti svolgono i loro passaggi ovunque si trovino e i professionisti guadagnano tempo per la consulenza vera e propria.
Come continuare con Hoop
Gestite costituzioni e modifiche nel registro di commercio in digitale con Hoop – dall’identificazione alla firma elettronica fino all’inoltro.
Costituzione societaria online con Hoop · Modifiche societarie online con Hoop
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