La costituzione di una società comporta numerose decisioni e attività amministrative. Una checklist per chi fonda un’azienda aiuta a mantenere una visione d’insieme, affrontare per tempo i passaggi importanti ed evitare ritardi. Per società fiduciarie, studi legali e notarili e società di consulenza aziendale è anche uno strumento pratico per accompagnare la clientela nel processo di costituzione in modo strutturato ed efficiente.
Le decisioni più importanti prima di iniziare
Prima di preparare i documenti e procedere con l’iscrizione al Registro di commercio, è necessario definire alcuni aspetti fondamentali:
☐ Scegliere la forma giuridica adatta
☐ Definire e verificare la ragione sociale
☐ Stabilire la sede e l’indirizzo
☐ Definire lo scopo societario
☐ Determinare soci e partecipazioni
☐ Nominare la direzione o il consiglio di amministrazione
☐ Definire i diritti di firma
☐ Predisporre il capitale necessario
Informazioni mancanti o incomplete possono rallentare le fasi successive. Per chi svolge attività di consulenza è quindi utile raccogliere tutti i dati necessari dalla clientela in modo strutturato e il prima possibile.
Quali documenti e formalità non devo dimenticare durante la costituzione?
Una volta definiti gli elementi principali, inizia la procedura formale. I documenti e gli adempimenti variano in funzione della forma giuridica. Per una Sagl o una SA, ad esempio, il processo comprende la preparazione dei documenti di costituzione, dello statuto e dell’atto pubblico, oltre al versamento del capitale.
Anche l’identificazione e le firme devono essere gestite correttamente. Un processo digitale consente di integrare questi passaggi in un unico flusso di lavoro. Hoop supporta le parti coinvolte con l’identificazione digitale, la firma elettronica qualificata (QES), la preparazione dei documenti e il versamento del capitale.
Per fiduciari e professionisti del settore legale, questo significa ridurre il coordinamento manuale tra le diverse parti e offrire alla clientela un processo chiaro e strutturato.
Cosa devo verificare prima dell’iscrizione al Registro di commercio?
Prima dell’inoltro è importante verificare che dati e documenti siano completi e coerenti. Ragione sociale, sede e scopo corrispondono in tutti i documenti? Le persone con diritto di firma sono indicate correttamente? Sono disponibili tutte le firme e le attestazioni necessarie?
Un controllo finale consente di ridurre le richieste di chiarimento e le correzioni evitabili.
Con Hoop anche questa fase può essere gestita digitalmente. I documenti di costituzione firmati possono essere trasmessi in formato digitale al Registro di commercio cantonale competente. In questo modo si crea un processo continuo dalla raccolta dei dati fino all’inoltro.
Cosa non devo dimenticare dopo la costituzione?
L’iscrizione al Registro di commercio non conclude necessariamente tutte le attività. A seconda dell’impresa, possono seguire ulteriori adempimenti ed è necessario mantenere aggiornati i dati societari.
È inoltre utile considerare fin dall’inizio eventuali modifiche future:
☐ Modifiche della sede o dell’indirizzo
☐ Modifiche dello scopo societario
☐ Modifiche della direzione o del consiglio di amministrazione
☐ Modifiche dei diritti di firma
☐ Verificare se altre modifiche devono essere iscritte al Registro di commercio
Per i professionisti della consulenza, la costituzione può quindi rappresentare l’inizio di una relazione duratura con la clientela. Un processo digitale strutturato permette di accompagnare la clientela in modo efficiente anche nelle successive modifiche societarie.
Con la checklist giusta, i passaggi importanti restano sotto controllo
Una buona checklist offre chiarezza e aiuta a considerare i passaggi importanti al momento giusto. Un processo digitale strutturato permette inoltre di coordinare in modo efficiente informazioni, documenti e parti coinvolte.
Hoop aiuta società fiduciarie, studi legali e notarili e società di consulenza aziendale a gestire digitalmente e in modo strutturato le costituzioni societarie e le modifiche al Registro di commercio. In questo modo, dedicano meno tempo al coordinamento amministrativo e possono concentrarsi maggiormente sulla consulenza alla clientela.
Utilizza questa checklist per la prossima costituzione di una società per la tua clientela e scopri come Hoop può semplificare digitalmente il processo di costituzione.
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