Hoop beschleunigt Gründungen und Änderungen extrem

Die Acribia AG setzt für Handelsregister-Mutationen ihrer Kundschaft künftig vermehrt auf Hoop. Die Ergebnisse eines internen Tests, bei dem zwei neue Zeichnungsberechtigte die Mutation selbst durchgeführt hatten, waren überzeugend. Mit Hoop fällt der Postweg ganz weg, man spart Zeit und behält jederzeit den Überblick über Dokumente und Unterschriften. Raffaello Rickenmann, Rechtsanwalt, und Andreas Kissling, Abacus Berater bei Acribia, schildern im Interview ihre Erfahrungen mit der Gründungs- und Mutationsplattform Hoop.

Hoop als Schnittstelle zu kantonalen Handelsregisterämtern

Wie ist Acribia dazu gekommen, Hoop zu nutzen?

Andreas Kissling: Als Abacus Berater konnte ich an der ersten Präsentation von Hoop in Wittenbach teilnehmen. Das Thema Firmengründungen und Änderungen gehört ja zu unserer Dienstleistungspalette, und deshalb hat uns Hoop von Anfang an interessiert. Darauf folgte eine weitere Präsentation bei uns und dann war klar: Wir wollten Hoop einsetzen und mit einem internen Test beginnen – gewissermassen im Selbstexperiment. Als Erstes haben wir Raffaello Rickenmann und mich selbst mithilfe von Hoop als neue Zeichnungsberechtigte ins Handelsregister eingetragen.

Was war bei der Entscheidung für Hoop ausschlaggebend?

Raffaello Rickenmann: Das Handelsregisteramt des Kantons Zürich ermöglicht die Einreichung elektronischer Belege und betreibt dafür ein spezielles Portal. Wir haben zuerst überlegt, ob wir mit diesem Portal arbeiten wollen. Dann kam Hoop auf den Markt. Schnell haben wir erkannt, dass es keinen Sinn ergibt, die Integration mit den kantonalen Handelsregisterämtern selbst an die Hand zu nehmen, wenn Hoop uns das abnehmen kann – und dies nicht nur für Zürich, sondern für alle Kantone, die elektronische Belege zulassen. Hoop lässt sich ja schweizweit einsetzen, sodass wir uns nicht in jedem Kanton einzeln um die Schnittstelle zum Handelsregisteramt kümmern müssen.

Einfache Installation von Hoop via DeepBox

Wie ist die erste Mutation mit Hoop abgelaufen?

Raffaello Rickenmann: Acribia nutzte bereits die DeepBox und dort erscheint ein direkter Link zu Hoop. Ich bin kein IT-Spezialist und finde Hoop sehr benutzerfreundlich. Mit etwas Aufwand verbunden war die Einrichtung der elektronischen Signatur DeepSign, dazu musste zuerst eine DeepID eingerichtet werden – aber einmal aufgesetzt, funktioniert es perfekt. Die DeepID wird anschliessend als digitale Identität verwendet. Für Änderungen oder Gründungen braucht es also eine DeepID, eine qualifizierte elektronische Signatur von DeepSign sowie das Hoop-Portal, dass alle Vorgänge mit Hoop anzeigt und eine Übersicht bietet. All dies wird einem aber gut erklärt. Und in der DeepBox ist der Status eines Vorgangs jederzeit ersichtlich. Man sieht immer, wer schon signiert hat und wer noch nicht, welche Dokumente fertig vorliegen und ob die Quittung vom Handelsregisteramt schon eingetroffen ist.

Wie gehen Änderungen ohne Hoop vor sich?

Andreas Kissling: Es ist viel umständlicher und mit einem stetigen Hin und Her von Papierdokumenten per Post verbunden. Die Angaben sind oft unvollständig oder fehlerhaft, was Rückfragen erfordert. Wenn die Dokumente fertiggestellt sind, gehen sie zur Unterschrift wiederum per Post an die Kundschaft. In manchen Fällen treffen dann nicht alle Unterlagen gleichzeitig wieder bei uns ein. Ans Handelsregisteramt kann man den Vorgang aber erst einreichen, wenn alles korrekt vorliegt.

Was sind nun die Vorteile von Hoop?

Raffaello Rickenmann: Der Ablauf mit Hoop vereinfacht und beschleunigt den Prozess bei Änderungen und auch bei Gründungen extrem. Dies gilt insbesondere, wenn die Parteien nicht physisch erreichbar sind, sich zum Beispiel im Ausland befinden. Auch die Beglaubigung der Unterschriften erfolgt bei einer einfachen Änderung automatisiert im Hintergrund, die Kundschaft muss dafür nicht physisch beim Notariat vorsprechen. Dank der automatischen Überprüfungen, die im Hintergrund laufen, reduziert sich zudem die Fehlerquote.

Massive Zeitersparnis dank Hoop, DeepID und DeepSign

Lässt sich die Zeitersparnis quantifizieren?

Andreas Kissling: Man spart vor allem die Zeit, die für den Postweg erforderlich ist. In der Praxis werden dafür insgesamt bis zu anderthalb Wochen benötigt, die bei Hoop entfallen. Auf elektronischem Weg ist die Aufgabe des Kundenberaters getan, sobald die Unterschriften eintreffen. Dann liegt es nur noch am Handelsregisteramt, das auch eine gewisse Anzahl Tage benötigt, um die Mutation auszuführen. Und wenn unsere Kundschaft DeepID und DeepSign schon kennt, ist das Unterschreiben mit wenigen Klicks erledigt.

Was könnte man an Hoop noch verbessern?

Raffaello Rickenmann: Grundsätzlich sind wir mit Hoop zufrieden. Etwas mehr Spielraum für Individualisierung wäre wünschenswert, so etwa bei den Protokollen. Hoop geht jeweils von einer Versammlung mit physischer Anwesenheit aus. Verwaltungsratsbeschlüsse finden oft telefonisch, per E-Mail, virtuell oder im Zirkuklarverfahren statt. Das Protokoll muss dann festhalten, auf welche Weise der Beschluss erfolgte.

Was empfehlen Sie Ihrer Kundschaft, wenn sie Änderungen elektronisch abwickeln möchte?

Andras Kissling: Eines ist klar, der elektronische Weg ist die Zukunft. Am besten probiert man es einfach aus und erlebt selbst, wie einfach und schnell Änderungen mit Hoop machbar sind. Es braucht wie bei allem zu Beginn etwas Übung, aber man merkt rasch, dass man stark an Effizienz gewinnt. Für versierte Nutzer ist es eine Sache von Minuten, und wer es zwei, dreimal geübt hat, ist versiert.

Über die Acribia AG Das Wirtschaftsprüfungs- und Treuhandunternehmen Acribia AG mit Sitz in Zürich bedient primär KMU mit einer umfassenden Dienstleistungspalette, die von Unternehmensberatung über Treuhand und Controlling bis zu Wirtschaftsprüfung, Abacus Beratung für die Digitalisierung, Steuer- und Rechtsberatung reicht. Das Unternehmen beschäftigt über 40 Mitarbeitende und ist Treuhand-Innovationspartner von Abacus.

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