Se stai costituendo una società in Svizzera, una delle prime domande è: tutto può essere firmato digitalmente o è ancora necessaria una firma fisica?
Le regole relative alle firme elettroniche e all’identificazione digitale non sono sempre chiare. Cosa è legalmente valido? Cosa accetta il Registro di commercio? E quali sono i limiti?
Ecco cosa devi sapere.
Le firme elettroniche sono legalmente valide in Svizzera?
Sì, le firme elettroniche sono legalmente riconosciute in Svizzera. La base giuridica pertinente è la Legge federale sulle firme elettroniche, che disciplina le firme elettroniche qualificate.
Una firma elettronica qualificata è giuridicamente equivalente a una firma autografa se soddisfa requisiti rigorosi. Deve essere:
- Basata su un certificato qualificato
- Rilasciata da un fornitore di certificati riconosciuto
- Creata utilizzando un dispositivo di firma sicuro
Quando queste condizioni sono soddisfatte, la firma ha lo stesso effetto giuridico della firma con carta e penna.
È importante distinguere questa forma dalle forme più semplici di firma elettronica. In generale, i seguenti elementi non sono sufficienti quando la legge richiede la forma scritta:
- Un’immagine scannerizzata di una firma autografa
- Digitare il proprio nome in un documento PDF
- Cliccare su “Accetto” senza un certificato qualificato
Per la costituzione di una società, questa distinzione è fondamentale.
Cosa significa questo per la costituzione di una società?
Quando si costituisce una società svizzera, alcuni documenti sono soggetti a requisiti formali. A seconda della forma giuridica, questi possono includere:
- Un atto pubblico autenticato da un notaio
- Richieste al Registro di commercio
- Dichiarazioni firmate dai fondatori o dai membri del consiglio di amministrazione
In molti casi, l’atto notarile rimane obbligatorio. Il notaio deve seguire procedure legali specifiche che non possono essere semplicemente sostituite da una firma digitale di base.
Tuttavia, la digitalizzazione ha cambiato in modo significativo altre parti del processo. Le domande al Registro di commercio possono essere presentate elettronicamente. Le firme su determinati documenti possono essere fornite utilizzando firme elettroniche qualificate.
Ciò significa che, sebbene non tutte le fasi possano essere gestite con un semplice clic, è sempre più possibile un processo di costituzione quasi completamente digitale quando i requisiti legali e tecnici sono soddisfatti.
Come funziona l’identificazione digitale?
Una firma elettronica legalmente valida è collegata alla verifica dell’identità.
Prima di utilizzare una firma elettronica qualificata, l’identità del firmatario deve essere verificata da un fornitore riconosciuto. Ciò avviene attraverso un processo di identificazione digitale sicuro, che può includere:
- Identificazione video
- Verifica del passaporto o dei documenti di identità
- Controlli biometrici
Una volta verificata con successo l’identità, viene rilasciato un certificato qualificato. La persona può quindi firmare i documenti in modo digitale con piena validità legale.
Per i fondatori internazionali, questo può rappresentare un vantaggio significativo. Invece di recarsi in Svizzera esclusivamente per l’identificazione e la firma, l’identificazione digitale può semplificare e accelerare il processo.
È possibile una costituzione completamente digitale?
La possibilità di costituire una società in modo completamente digitale dipende dalla forma giuridica e dalla situazione specifica.
In pratica:
- Alcune forme societarie richiedono ancora il coinvolgimento fisico di un notaio
- Molte fasi preparatorie e successive possono essere gestite online
- Le richieste di iscrizione nel registro di commercio possono essere presentate elettronicamente
- Per il cliente il processo è completamente digitale
La chiave è garantire che tutti gli elementi siano correttamente allineati. Se le firme non soddisfano gli standard legali o l’identificazione è incompleta, il registro di commercio può respingere la domanda. Ciò comporta ritardi e costi aggiuntivi.
Cosa devono verificare i fondatori e i consulenti
Per garantire un processo di costituzione senza intoppi, è necessario chiarire quanto segue:
- Il documento richiede la forma scritta secondo il diritto svizzero?
- Se sì, è necessaria una firma elettronica qualificata?
- L’identità del firmatario è stata verificata in modo conforme?
- Il fornitore di firme scelto è ufficialmente riconosciuto?
Chiarire questi punti garantisce la certezza del diritto ed evita inutili contrattempi.
Digitale, conforme ed efficiente
Le firme elettroniche sono legalmente valide in Svizzera quando sono conformi al quadro giuridico applicabile. In combinazione con un’identificazione digitale sicura, consentono un processo di costituzione più efficiente e moderno.
Hoop supporta fondatori, investitori e fiduciari con una soluzione completamente digitale per la costituzione di società e le modifiche al Registro di commercio. La nostra piattaforma garantisce che l’identificazione, la documentazione e le firme siano conformi ai requisiti legali svizzeri, mantenendo il processo chiaro e strutturato.
Se avete intenzione di costituire una società in Svizzera e desiderate chiarezza su cosa può essere firmato digitalmente e su come farlo correttamente, il nostro team è a vostra disposizione. Passate dall’idea alla società registrata con rapidità, sicurezza e certezza giuridica con Hoop!
Questo articolo non costituisce una consulenza legale e non ha pretese di completezza o accuratezza. Hoop non si assume responsabilità in merito al suo contenuto ed esclude qualsiasi garanzia nella misura consentita dalla legge. Se necessario, si consiglia la consulenza legale.