In futuro, Acribia AG si affiderà sempre più a Hoop per le mutazioni del registro di commercio dei suoi clienti. I risultati di un test interno, in cui due nuovi firmatari autorizzati hanno eseguito personalmente la mutazione, sono stati convincenti. Con Hoop, non è necessario inviare documenti per posta, si risparmia tempo e si ha sempre una visione d’insieme di tutti i documenti e delle firme. Raffaello Rickenmann, avvocato, e Andreas Kissling, consulente Abacus di Acribia, raccontano le loro esperienze con la piattaforma per costituzioni e mutazioni Hoop.
Hoop come interfaccia con gli uffici cantonali del registro di commercio
Come è nata l’idea di utilizzare Hoop da parte di Acribia?
Andreas Kissling: In qualità di consulente Abacus, ho potuto partecipare alla prima presentazione di Hoop a Wittenbach. Il tema delle costituzioni e delle modifiche societarie fa parte della nostra gamma di servizi, per questo ci siamo interessati a Hoop fin dall’inizio. A questa presentazione ne è seguita un’altra presso la nostra sede e a quel punto è stato chiaro: volevamo utilizzare Hoop e iniziare con un test interno – una sorta di esperimento. Per prima cosa, io e Raffaello Rickenmann abbiamo utilizzato Hoop per iscriverci nel registro di commercio come nuovi firmatari autorizzati.
Qual è stato il fattore decisivo a favore di Hoop?
Raffaello Rickenmann: L’ufficio del Registro di commercio del Cantone di Zurigo consente la presentazione di documenti elettronici e gestisce a questo scopo un portale dedicato. In un primo momento abbiamo valutato se volevamo lavorare con questo portale. Poi sul mercato è arrivato Hoop. Ci siamo subito resi conto che non aveva senso gestire da soli l’integrazione con gli uffici cantonali del registro di commercio, se Hoop poteva farlo per noi – e non solo per Zurigo, ma per tutti i cantoni che consentono le ricevute elettroniche. Hoop può essere utilizzato in tutta la Svizzera, perciò non occorre interfacciarsi con i vari uffici del Registro di commercio di ogni singolo cantone.
Semplice installazione di Hoop tramite DeepBox
Come è andata la prima mutazione con Hoop?
Raffaello Rickenmann: Acribia utilizzava già DeepBox e lì è stato inserito un link diretto a Hoop. Non sono uno specialista di informatica ma trovo Hoop molto facile da usare. La creazione della firma elettronica DeepSign ha richiesto un po’ più di tempo, perché è stato necessario registrarsi su DeepID, ma una volta completato il processo, tutto ha funzionato perfettamente. La registrazione su DeepID funge da identità digitale. Per le modifiche o le costituzioni sono quindi necessari un’identità DeepID, una firma elettronica qualificata tramite DeepSign e il portale Hoop, che fornisce una panoramica su tutte le operazioni. In DeepBox è sempre visibile lo stato di un processo, così come è possibile vedere chi ha già firmato e chi no, quali documenti sono pronti e se la ricevuta dell’ufficio del Registro di Commercio è già arrivata.
Come funzionano le modifiche senza Hoop?
Andreas Kissling: È molto più complicato e comporta un continuo scambio di documenti cartacei per posta. Spesso le informazioni sono incomplete o errate, il che richiede ulteriori indagini. Una volta ultimati, i documenti vengono inviati per posta al cliente per la firma. A volte, non tutti i documenti arrivano al nostro ufficio nello stesso momento. Tuttavia, all’ufficio del Registro di commercio la pratica può essere inoltrata solo quando la documentazione è completa.
Quali sono i vantaggi di Hoop? Raffaello Rickenmann: Hoop semplifica e accelera enormemente la procedura per le modifiche e anche per le costituzioni societarie. Questo vale soprattutto se le parti non sono fisicamente presenti, ad esempio se si trovano all’estero. Anche l’autenticazione delle firme avviene in modo automatico nel caso di modifiche semplici, così che i clienti non devono recarsi fisicamente presso lo studio notarile. Grazie ai controlli automatici in background, si riduce anche il tasso di errore.
| Senza Hoop | Con Hoop |
| 8 giorni lavorativi sono necessari in media per l‘invio dei documenti per posta | 10 minuti sono tutto ciò che serve per firmare con Hoop, DeepID e DeepSign |
Un enorme risparmio di tempo grazie a Hoop, DeepID e DeepSign
È possibile quantificare il tempo risparmiato?
Andreas Kissling: Si risparmia soprattutto il tempo necessario per l’invio postale. In genere, ciò richiede fino a una settimana e mezza, che con Hoop viene eliminata. Il lavoro del consulente clienti si svolge elettronicamente non appena arrivano le firme. Poi tocca all’ufficio del Registro di commercio, che ha bisogno di un certo numero di giorni per registrare la mutazione. E se i nostri clienti hanno già familiarità con DeepID e DeepSign, la firma avviene con pochi clic.
Cosa si potrebbe migliorare di Hoop?
Raffaello Rickenmann: Fondamentalmente, siamo soddisfatti di Hoop. Sarebbe auspicabile una maggiore personalizzazione, ad esempio per i verbali. Hoop presuppone sempre una riunione fisica. Le delibere del Consiglio di amministrazione vengono spesso approvate per telefono, per e-mail, virtualmente o per circolare. Il verbale dovrebbe quindi indicare le modalità di approvazione della delibera.
Che cosa consigliate ai vostri clienti che desiderano apportare modifiche per via elettronica?
Una cosa è chiara, la via elettronica è il futuro. È meglio provare e rendersi conto di persona di quanto sia semplice e veloce il processo con Hoop. All’inizio serve un po’ di pratica, ma si nota subito un grande guadagno in efficienza. Per gli utenti esperti è questione di minuti, e chi ha provato due o tre volte è già a buon punto.
Informazioni su Acribia AG
La società di revisione e fiduciaria Acribia AG con sede a Zurigo serve principalmente le PMI con una vasta gamma di servizi, che spaziano dalla consulenza aziendale, fiduciaria e di controlling alla revisione contabile, alla consulenza Abacus per la digitalizzazione, alla consulenza fiscale e legale. L’azienda impiega oltre 40 collaboratori ed è partner innovativo di Abacus per le fiduciarie.
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