Mit dem Jahresbeginn und dem Abschluss der Jahresrechnung führen viele Schweizer Unternehmen ihre ordentliche General- oder Gesellschafterversammlung durch. In diesem Rahmen werden oft Beschlüsse gefasst, die formelle Änderungen nach sich ziehen – etwa die Wahl neuer Verwaltungsratsmitglieder, ein Sitzwechsel oder die Anpassung der Statuten. Solche Änderungen müssen ordnungsgemäss im Handelsregister eingetragen werden.
Dabei handelt es sich nicht nur um einen administrativen Schritt, sondern um eine gesetzliche Pflicht gemäss dem schweizerischen Obligationenrecht (Art. 933 OR) sowie um eine Massnahme zur Transparenz gegenüber Geschäftspartnern, Kundinnen und Kunden sowie Behörden.
Häufigste Änderungen nach der Versammlung
Im Rahmen der jährlichen Versammlung ist es üblich, unternehmensrelevante Entscheidungen zu treffen, die eine Aktualisierung des Handelsregistereintrags erforderlich machen. Zu den häufigsten Mutationen gehören:
- Adressänderung (inkl. Nebensitze).
- Änderungen bei eingetragenen Personen (z. B. Verwaltungsrat, Geschäftsführung).
- Anpassung des Firmennamens oder des Zweckes.
- Weitere statutarische Änderungen (z. B. Kapitalband, Opting-out-Hinweise, neue GV-Formen).
Diese Mutationen müssen mittels offizieller Anmeldung an das zuständige Handelsregisteramt gemeldet werden und bedürfen in gewissen Fällen einer öffentlichen Beurkundung.
Gesetzliche Grundlagen und aktuelle Entwicklungen (2025/2026)
Gemäss Artikel 933 Absatz 1 OR sind sämtliche eintragungspflichtigen Änderungen dem zuständigen Handelsregisteramt unverzüglich zu melden. Konkret bedeutet dies: Sobald ein gültiger Beschluss durch das zuständige Organ (Versammlung, Verwaltungsrat oder Gesellschafter) gefasst wurde, muss die entsprechende Anmeldung schnellstmöglich eingereicht werden.
In den letzten Jahren haben verschiedene Anpassungen im Gesellschaftsrecht und in der Handelsregisterverordnung (HRegV) dazu geführt, dass gewisse Informationen präziser und transparenter im Handelsregister ausgewiesen werden müssen. Beispiele sind:
- Umsetzung der Aktienrechtsrevision mit mehr Flexibilität beim Aktienkapital, bei Fremdwährungen und beim Kapitalband, was häufig Statutenanpassungen nach sich zieht.
- Klare Pflicht, bei Verzicht auf Revision (Opting-out) einen entsprechenden Hinweis inklusive Datum des Beginns des Geschäftsjahres im Handelsregister einzutragen.
Eine unterlassene oder verspätete Meldung kann rechtliche und praktische Folgen haben – etwa die Unwirksamkeit von Handlungen durch nicht eingetragene Personen oder Schwierigkeiten im Kontakt mit Banken, Behörden oder Geschäftspartnern.
Welche Mutationen brauchen eine öffentliche Beurkundung – und wie läuft das 2026 ab?
Nicht jede Änderung erfordert ein notarielles Verfahren. Einige Mutationen – wie ein Sitzwechsel in einen anderen Kanton, oder die Änderung des Firmenzwecks oder -namens – müssen jedoch gemäss Gesetz durch eine öffentliche Urkunde bestätigt werden.
Dank der Digitalisierung und dem Einsatz qualifizierter elektronischer Signaturen (QES) kann dieser Schritt heute komplett online erfolgen, ohne physische Präsenz vor Ort. Weitere Informationen zur QES und den rechtlichen Grundlagen finden sich beim Bundesamt für Kommunikation (BAKOM).
Warum Sie nach der GV 2026 rasch handeln sollten
Die zeitnahe Meldung von Mutationen ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung – sie sorgt auch für Klarheit und Aktualität der öffentlich zugänglichen Unternehmensinformationen. Zudem können gewisse Änderungen steuerliche, rechtliche oder organisatorische Auswirkungen haben. Eine frühzeitige Planung erleichtert den Ablauf und verhindert unnötige Verzögerungen, etwa bei:
- Kontoeröffnungen und Bankbeziehungen.
- Vertragsabschlüssen, bei denen Unterschriftsberechtigungen geprüft werden.
- Prüfungen durch Aufsichts- und Steuerbehörden.
Digitale Unterstützung: Wie Hoop Sie nach der Generalversammlung begleitet
Über die Plattform von Hoop für digitale Mutationen können Sie die Handelsregisterdaten Ihres Unternehmens einfach, effizient und rechtssicher aktualisieren – ganz ohne Papierkram und ohne Medienbrüche.
Hoop übernimmt dabei u. a.:
- Erstellung der erforderlichen Unterlagen (inkl. statutarische Anpassungen im Rahmen der Aktienrechtsrevision, z. B. Opting-out-Hinweise, Kapitalband, neue GV-Formen).
- Koordination der notariellen Beglaubigung, wo erforderlich – vollständig digital mittels QES.
- Elektronische Einreichung beim zuständigen Handelsregisteramt.
Mit dem Produktupdate wurde der Prozess für Treuhandunternehmen, Kanzleien und Corporate Legal Teams zusätzlich optimiert:
- Sharing-Funktion für Kollaboration mit Endkund:innen: Mandanten können gezielt in einzelne Schritte eingebunden werden (z. B. Personalien, wirtschaftlich Berechtigte, spezifische Unternehmensangaben), ohne den Gesamtprozess aus der Hand zu geben.
- Mehr Spielraum bei den Statuten: Wahl zwischen Standardstatuten, mehrsprachigen Kurzstatuten und individuellen Vorlagen – ideal, um Aktienrechtsrevision und neue Möglichkeiten bei Kapitalstruktur, GV-Formen und Opting-out sauber abzubilden.
- Erweiterte Personenerfassung und DeepID: Strukturierte Erfassung von Organen, Gesellschafter:innen und wirtschaftlich Berechtigten sowie digitale Identifikation, auch für Personen ohne Schweizer Wohnsitz.
- Änderung der Revisionsstelle direkt in Hoop beauftragen: Der gesamte Workflow – vom Beschluss über die Wahlannahme bis zur Anmeldung beim Handelsregister – wird zentral in der Plattform geführt.
Damit entwickelt sich Hoop zunehmend vom „reinen“ Gründungs- und Mutations-Tool zu einem umfassenden Corporate-Services-Werkzeug, das Kollaboration, Automatisierung und juristische Präzision in einem durchgängigen digitalen Prozess vereint.
Jetzt Eintrag prüfen und Mutationen für 2026 planen
Sind Sie unsicher, ob die eingetragenen Daten noch dem aktuellen Stand Ihres Unternehmens entsprechen? Über das Zefix-Portal können Sie kostenlos den offiziellen Eintrag prüfen.
- Prüfen Sie vor der nächsten Generalversammlung, welche statutarischen Bestimmungen im Lichte der Aktienrechtsrevision und neuer Praxis noch zeitgemäss sind.
- Planen Sie Beschlüsse zu Opting-out, Kapitalband, neuen GV-Formen und Sitz- oder Zweckanpassungen frühzeitig und binden Sie Ihre Treuhand- oder Rechtsberatung ein.
- Nutzen Sie digitale Lösungen wie Hoop, um nach der Versammlung alle Beschlüsse rasch und rechtskonform im Handelsregister zu verankern – ohne Medienbrüche und mit klarer Dokumentation.
Haben Sie Fragen oder möchten Sie eine Mutation in Auftrag geben? Das Team von Hoop unterstützt Sie gerne – oder Sie starten direkt mit dem digitalen Mutationsprozess über die Online-Plattform.
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