Der Wechsel des Firmensitzes in der Schweiz ist ein gängiger Vorgang, erfordert jedoch besondere Aufmerksamkeit für spezifische administrative Verfahren. Je nachdem, ob der Umzug innerhalb derselben Gemeinde, in eine andere Gemeinde desselben Kantons oder in einen anderen Kanton erfolgt, variieren die dokumentarischen Anforderungen, und die Mitwirkung eines Notars kann erforderlich sein. In diesem Leitfaden analysieren wir die wichtigsten Unterschiede und zeigen, wie Fachleute aus dem Treuhandwesen, Notariaten, Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen von Unternehmen den Prozess mit digitalen Lösungen wie Hoop optimieren können.
Die drei Arten des Firmenumzugs
1. Domizilwechsel (innerhalb derselben Gemeinde)
Wenn das Unternehmen seinen Sitz innerhalb derselben Gemeinde verlegt, ist das Verfahren einfach und erfordert lediglich:
- Antrag auf Änderung der Handelsregistereintragung
- Verwaltungsratsprotokoll, das die Entscheidung über den Umzug dokumentiert
Was ist das Verwaltungsratsprotokoll? Es handelt sich um ein offizielles Dokument, in dem der Verwaltungsrat den Wechsel der Geschäftsadresse beschliesst und diesen dem Handelsregister meldet.
Da kein Notar erforderlich ist, ist dieser Vorgang schnell und kann dank der elektronischen Signatur innerhalb weniger Stunden abgeschlossen werden.
2. Sitzverlegung in eine andere Gemeinde desselben Kantons
Wenn der Sitz in eine andere Gemeinde desselben Kantons verlegt wird, kommen einige zusätzliche Schritte hinzu:
- Antrag auf Änderung der Handelsregistereintragung
- Aktualisierte Statuten mit der neuen politischen Gemeinde
- Öffentliche Urkunde, die von einem Notar ausgestellt wird
Ein Notar ist erforderlich, da die Statuten des Unternehmens an die neue Adresse angepasst werden müssen. Dieser zusätzliche Schritt kann den Prozess leicht verlängern, aber mit einem strukturierten Ansatz und der Nutzung moderner digitaler Lösungen lässt sich ein effizienter und reibungsloser Ablauf sicherstellen.
3. Sitzverlegung in einen anderen Kanton
Wenn das Unternehmen in einen anderen Kanton umzieht, wird das Verfahren noch komplexer und umfasst:
- Antrag auf Änderung der Handelsregistereintragung
- Aktualisierte Statuten
- Öffentliche Urkunde
- Unterschriftenkarte, die beim Handelsregister des neuen Kantons hinterlegt werden muss
Dieser letzte Schritt ist besonders wichtig, da jeder Kanton sein Handelsregister unabhängig verwaltet und die offizielle Hinterlegung der autorisierten Unterschriften verlangt.
Gesetzliche Grundlagen und offizielle Quellen
Um die Einhaltung der geltenden Vorschriften zu gewährleisten, empfehlen wir die folgenden offiziellen Quellen:
- Schweizerisches Obligationenrecht (OR) – Art. 933 ff.
- Schweizerisches Handelsregister (offizieller Link)
- Leitfaden des Eidgenössischen Handelsregisteramts (offizieller Link)
Wie Hoop den Prozess erleichtert
Die Plattform Hoop ermöglicht es Fachleuten aus dem Treuhand-, Notariats- und Rechtsbereich, viele dieser Prozesse zu automatisieren und Zeit sowie Kosten zu reduzieren:
- Automatische Erstellung der Dokumente mit wenigen Klicks
- Qualifiziertes Unterschreiben der Unterlagen: Identifikation (kostenlos mit DeepID) und elektronische Signatur (DeepSign) ermöglichen dies schnell und ortsunabhängig
- Digitale Übermittlung an sämtliche Handelsregister in der Schweiz
- Zusammenarbeit mit Notaren zur schnellen und effizienten Abwicklung öffentlicher Urkunden
Fazit
Je nach Art des Sitzwechsels kann der Prozess mehr oder weniger komplex sein. Dank digitaler Lösungen wie Hoop können Fachleute im Treuhand- und Rechtswesen ihren Kunden einen effizienteren und schnelleren Service bieten.
Dieser Blog-Artikel stellt keine Rechtsberatung dar, er wird «wie besehen» zur Verfügung gestellt und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Richtigkeit. Hinsichtlich seines Inhalts bestehen keine Gewährleistung und Haftung seitens Hoop. Sie wird – soweit gesetzlich zulässig – ausgeschlossen. Die Nutzung erfolgt auf eigene Gefahr. Bei Bedarf sollte ein Rechtsbeistand hinzugezogen werden.
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