La collaborazione digitale con i clienti è sempre più importante per fiduciari, avvocati, team legali interni e altri professionisti che affiancano le aziende in Svizzera.
I clienti si aspettano processi chiari, accessibili e facili da seguire. Questo vale in particolare per la costituzione di una società, per le modifiche al Registro di commercio o quando più persone collaborano da Paesi diversi.
Una collaborazione digitale efficace, tuttavia, non consiste semplicemente nello scambio di documenti via email. Richiede un processo strutturato che garantisca a tutte le parti chiarezza su responsabilità, documenti, scadenze e prossimi passi.
Creare un unico spazio per la collaborazione
Le email sono utili per comunicare, ma non rappresentano lo strumento ideale per gestire un intero processo. I documenti si disperdono tra diverse caselle di posta, possono circolare più versioni dello stesso file e le richieste importanti rischiano di essere trascurate.
Una piattaforma digitale centralizzata offre a consulenti e clienti un unico spazio in cui gestire tutte le fasi. Le informazioni possono essere raccolte in modo strutturato, i documenti archiviati centralmente e le attività ancora aperte visualizzate in qualsiasi momento.
Questo è particolarmente utile per imprenditori e investitori internazionali che non conoscono ancora bene le procedure amministrative svizzere. Invece di coordinare autonomamente autorità, moduli e requisiti, possono seguire un processo guidato con istruzioni chiare.
Raccogliere le informazioni attraverso workflow strutturati
Una collaborazione digitale efficace inizia da una raccolta strutturata dei dati.
Invece di richiedere informazioni attraverso lunghe catene di email, è possibile utilizzare questionari digitali adattati al servizio specifico. Nel caso della costituzione di una società, possono includere la ragione sociale, la sede, lo scopo, la struttura del capitale, i soci o gli azionisti e le persone con diritto di firma.
Per una modifica al Registro di commercio, le informazioni necessarie dipendono invece dal tipo di cambiamento: nomina di un nuovo membro della direzione o del consiglio di amministrazione, modifica dell’indirizzo, aggiornamento dello scopo sociale o variazione dei diritti di firma.
I workflow strutturati riducono le informazioni incomplete e le richieste di chiarimento. Allo stesso tempo, permettono a fiduciari, avvocati e team legali interni di gestire più mandati secondo un processo uniforme e affidabile.
Rendere visibile lo stato di avanzamento
I clienti vogliono sapere soprattutto tre cose: cosa è già stato completato, cosa devono fare e quando il processo potrà proseguire.
Un workflow digitale dovrebbe quindi mostrare sempre uno stato chiaro. I clienti dovrebbero poter vedere se mancano informazioni, se i documenti sono in preparazione, se sono richieste firme o se una pratica è già stata inoltrata.
Questa trasparenza è particolarmente utile quando sono coinvolte più persone. Fondatori, membri del consiglio di amministrazione, investitori, consulenti e team interni possono coordinare le proprie attività senza dover chiedere continuamente aggiornamenti.
Una panoramica chiara dello stato di avanzamento rafforza inoltre la fiducia. Anche quando una procedura ufficiale richiede tempo, le parti coinvolte sanno che la pratica è in corso.
Definire responsabilità e diritti di accesso
Non tutte le persone coinvolte devono avere accesso agli stessi documenti o alle stesse funzioni.
Un processo digitale ben strutturato dovrebbe definire chiaramente chi fornisce le informazioni, chi controlla i documenti, chi approva le decisioni e chi firma. I diritti di accesso basati sui ruoli sono particolarmente importanti per gruppi societari, strutture di investimento e intermediari professionali che gestiscono più aziende.
Responsabilità chiare evitano duplicazioni e riducono i ritardi, perché la persona corretta viene coinvolta al momento giusto.
La collaborazione digitale dovrebbe inoltre essere supportata da misure adeguate in materia di protezione dei dati, autenticazione e sicurezza. Le aziende svizzere che trattano dati personali devono rispettare i requisiti della legge sulla protezione dei dati. L’accesso alle informazioni societarie sensibili dovrebbe essere limitato alle persone che ne hanno effettivamente bisogno.
Creare un processo che continui dopo la costituzione
La collaborazione con i clienti non termina con la costituzione della società.
Nel corso della vita aziendale possono essere necessarie modifiche relative al consiglio di amministrazione, alla direzione, agli indirizzi, ai diritti di firma, allo scopo sociale o alla struttura del capitale. Le aziende possono inoltre aver bisogno di supporto per una liquidazione, una richiesta di estratto del registro delle esecuzioni, la gestione del libro delle azioni o l’adempimento degli obblighi di trasparenza.
Il Registro di commercio contribuisce alla trasparenza e alla certezza giuridica nelle relazioni commerciali. Iscrizioni, modifiche e cancellazioni vengono gestite attraverso l’ufficio cantonale competente.
Un processo digitale uniforme per diversi servizi crea continuità. Il consulente conosce già l’azienda, le informazioni esistenti possono essere riutilizzate quando opportuno e i clienti sanno a chi rivolgersi per la loro prossima esigenza societaria.
Collaborazione digitale per intermediari professionali
Per società fiduciarie e studi legali, i workflow digitali facilitano la gestione di un numero crescente di mandati senza compromettere la qualità del servizio.
I processi standardizzati riducono le attività amministrative ripetitive. Allo stesso tempo, i professionisti restano disponibili per le domande e le decisioni che richiedono realmente la loro competenza. Anche i team legali interni possono utilizzare processi digitali per coordinare modifiche tra società controllate, reparti e consulenti esterni.
Il risultato è un servizio più scalabile per i professionisti e un’esperienza più chiara e semplice per i clienti.
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